Обязательные документы кадровой службы

Операции с кадровыми документами – обязательная составляющая бизнес-процессов организаций, где есть хотя бы один сотрудник. Объем кадровых документов достаточно большой, но единого списка обязательных кадровых документов законодательством нет. Ниже расскажем подробнее о них.

Трудовой договор

Документ заводится во время найма сотрудника и оформляется в течение трех суток с момента старта работы сотрудника. Договор составляется в двух экземплярах – один для работодателя, еще один – для сотрудника.

Трудовая книжка

Основной документ, который фиксирует и отражает стаж. Работодатель обязан вести трудовые книжки работников. С 2022 года можно заводить электронные трудовые книжки. На электронный вариант трудовых сотрудник может перейти в любое время, согласно закону.

Правила внутреннего трудового распорядка

Фиксируют формат работы и отдыха, возможности премирования сотрудников. Закрепляют права и обязанности, регулируют правила найма и увольнения сотрудников. Каждый сотрудник ознакамливается с документом и подписывает.

Расчётный лист

В листе фиксируется информация о зарплате работника. Форма листа разрабатывается работодателем самостоятельно.

Штатное расписание

Здесь фиксируется оргструктура штата с указанием всех отделов, подразделений, позиций и ролей работников.

Положение о персональных данных

В Положении закрепляются правила, по которым обрабатываются данные, как передаются кому-либо и обязанности и права сотрудников при работе с этими данными. Обрабатывать персональные данные без согласия сотрудника запрещено.

Табель учёта рабочего времени

Документ составляется по формам или по самостоятельно разработанному формату. Здесь фиксируется время, отработанное каждым сотрудником.

Приказы

Существует два вида приказов: по основной деятельности организации и по личному составу.

Первые подсвечивают деятельность организации как юридического лица, это приказы о дедлайнах подачи отчётов, назначении ответственных за пожарную безопасность и т.д. Вторые подсвечивают роль организации как работодателя – приказы о приёме на работу, о премировании, об увольнении. 

Если вам необходима консультация, просто напишите нам!