О разъездном характере работы Генерального Директора.
Вопрос:
Генеральный директор часто перемещается между офисами компании, которые находятся в разных регионах. Один из этих офисов является местом работы, указанным в трудовом договоре, второй офис – обособленное подразделение компании, куда направляется сотрудник по рабочим вопросам.
Вопросы:
1. Возможно ли в трудовом договоре для генерального директора установить разъездной характер работы и указать территории городов (без адреса), между которыми он постоянно перемещается, и далее оформлять такие поездки как служебные (не как командировки).
2. Если возможно, то какая должна быть формулировка в трудовом договоре.
3. Необходимо ли закрепить порядок применения и оплаты служебных поездок локальным нормативным актом или дополнением к положению о командировках, если ранее разъездной характер работы в компании не применялся.
4. Какие могут быть риски для компании с юридической, бухгалтерской и налоговой точки зрения.
Дополнение к вопросу.
1. Какие выплаты сотруднику обязательны при применении разъездного характера работы.
2. В случае применения разъездного характера работы между разными регионами обязательна ли выплата суточных и как определить за какие конкретно дни их рассчитывать.
Ответ:
В трудовом договоре в качестве места работы должен быть указан населенный пункт, в котором расположена либо сама Организация, либо её обособленное подразделение (в случае если оно расположено за пределами границ населенного пункта, в котором расположена Организация). Указание в качестве места работы сразу двух населённых пунктов, расположенных в разных местностях, на наш взгляд, невозможно.
По нашему мнению, независимо от частоты поездок из головного офиса в обособленное подразделение трудовая функция генерального директора не характеризуется как разъездная, поскольку Организация и обособленное подразделение расположены в разных регионах, в связи с чем отсутствует возможность ежедневно возвращаться к месту жительства.
Следовательно, на наш взгляд, Организация не вправе установить генеральному директору разъездной характер работы в двух регионах и не оформлять служебные поездки из места расположения Организации в обособленное подразделение, расположенное в другом регионе, как командировки.
В общем случае установление разъездного характера работы в отношении конкретных должностей является исключительной прерогативой работодателя. При этом работодатель обязан компенсировать сотруднику расходы, связанные со служебными поездками, при этом установление размеров и порядка возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников также относится к компетенции работодателя.
В целях введения в отношении работы сотрудников разъездного характера Организации следует принять соответствующий локальный нормативный акт, устанавливающий перечень должностей, размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, а также внести изменения в трудовые договоры с сотрудниками.
При этом как при установлении разъездного характера работы, так и при направлении в командировки работодатель обязан компенсировать сотрудникам их расходы, связанные с осуществлением служебных поездок.
Однако при направлении в командировку за сотрудником сохраняется средний заработок, тогда как при разъездном характере работы заработная плата выплачивается в обычном порядке.
В случае если Организация примет решение установить для должности генерального директора разъездной характер работы и не будет оформлять командировки при направлении его в обособленное подразделение, то существует риск привлечения ее к административной ответственности, установленной частью 1 или частью 6 статьи 5.27 КоАП РФ (штраф в размере до 50 тыс. руб.)
Порядок налогообложения сумм компенсации расходов, связанных со служебными поездками как при командировке, так и при разъездном характере работы идентичен.
Обоснование:
В соответствии со статьей 57 ТК РФ в трудовом договоре, в частности, указываются:
место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, – место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения;
условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы).
В силу статьи 166 ТК РФ служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Отметим, что ТК РФ не содержит конкретных определений как в отношении понятия места работы, так и в отношении понятия разъездного характера работы.
В Письме Роструда от 01.03.2024 № ПГ/02941-6-1 в отношении указания в трудовом договоре места работы приведены следующие разъяснения:
«В силу части второй статьи 57 ТК РФ обязательными для включения в трудовой договор являются условия о месте работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, - место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения.
Следует отметить, что в ТК РФ не раскрывается содержание понятия "место работы". В теории трудового права под местом работы понимается расположенная в определенной местности (населенном пункте) конкретная организация, ее представительство, филиал, иное обособленное структурное подразделение. В случае расположения организации и ее обособленного структурного подразделения в разных местностях, исходя из части второй статьи 57 ТК РФ, место работы работника уточняется применительно к этому структурному подразделению.
Согласно пункту 2 статьи 54 Гражданского кодекса Российской Федерации место нахождения юридического лица определяется местом его государственной регистрации на территории Российской Федерации путем указания наименования населенного пункта (муниципального образования).
Под структурными подразделениями следует понимать как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки и т.д., а под другой местностью - местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта (абзац 3 пункта 16 постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 17 марта 2004 года N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации)».
В Письме Роструда от 19.08.2024 № ПГ/17232-6-1 указано:
«Вопрос: Если работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другом населенном пункте, в трудовом договоре обязательно указываются наименование такого подразделения и его местонахождение. Достаточно ли в такой ситуации в качестве местонахождения подразделения указать только населенный пункт?
Ответ: Частью второй статьи 57 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) предусмотрено, что обязательным для включения в трудовой договор является в том числе место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, - место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения.
Следует отметить, что в ТК РФ не раскрывается содержание понятия "место работы". В теории трудового права под местом работы понимаются расположенная в определенной местности (населенном пункте) конкретная организация, ее представительство, филиал, иное обособленное структурное подразделение. В случае расположения организации и ее обособленного структурного подразделения в разных местностях исходя из части второй статьи 57 ТК РФ место работы работника уточняется применительно к этому структурному подразделению.
Под структурными подразделениями следует понимать как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки и так далее, а под другой местностью - местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта (абзац 3 пункта 16 постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 17 марта 2004 года N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации").
Согласно пункту 2 статьи 54 Гражданского кодекса Российской Федерации место нахождения юридического лица определяется местом его государственной регистрации на территории Российской Федерации путем указания наименования населенного пункта (муниципального образования).
Таким образом, полагаем, что в изложенной ситуации в трудовом договоре должно быть указано место работы - населенный пункт (муниципальное образование), в котором расположено обособленное структурное подразделение».
Из вышеприведенных разъяснений, по нашему мнению, следует, что в трудовом договоре в качестве места работы должен быть указан населенный пункт, в котором расположена либо сама Организация, либо её обособленное подразделение (в случае если оно расположено за пределами границ населенного пункта, в котором расположена Организация). Указание в качестве места работы сразу двух населённых пунктов, расположенных в разных местностях, на наш взгляд, невозможно.
В отношении определения разъездного характера работы в Письме Роструда от 13.11.2024 № ПГ/24733-6-1 содержатся следующие выводы:
«Вопрос: Работник устроился на работу старшим менеджером отдела продаж, при оформлении разъездной характер работы не предусматривался и не отражен в трудовом договоре. Однако на практике большую часть рабочего времени работник перемещается по городу и области для выполнения порученных ему задач. Проезд компенсируется только за счет несколько повышенной квартальной премии. По каким признакам можно определить, относится ли работа к разъездной и что поездки не являются командировками?
Ответ: В силу абзаца восьмого части второй статьи 57 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) обязательными для включения в трудовой договор являются условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы).
Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (часть первая статьи 166 ТК РФ).
Согласно части первой статьи 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Трудовое законодательство не раскрывает понятия и не определяет, что следует понимать под разъездным характером работы. По нашему мнению, разъездной может считаться работа, при выполнении которой осуществляются регулярные служебные поездки в пределах обслуживаемой территории (участков), при наличии возможности ежедневного возвращения к месту жительства.
Статьей 168.1 ТК РФ закреплено, что работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:
расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанных в части первой статьи 168.1 ТК РФ, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.
Таким образом, если Вы осуществляете трудовую функцию, возложенную на Вас трудовым договором, при регулярных служебных поездках в пределах обслуживаемой территории, такая работа будет считаться разъездной. Направление работника за пределы обслуживаемой территории будет являться служебной командировкой».
В Письме Минтруда России от 26.10.2022 № 14-6/ООГ-6714 указано:
«Статья 168.1 Кодекса предоставляет право работодателю устанавливать перечень работ, профессий, должностей таких работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.
По нашему мнению, под определение "разъездной характер работ" подпадает трудовая функция работника, при которой он постоянно выполняет должностные обязанности за пределами своей организации. При этом работник может ежедневно после работы возвращаться домой. Так трудятся, например, курьеры, наладчики, работники связи и городского хозяйства (электрических, газовых, водопроводных сетей). Служебные поездки этих работников не считаются командировкой, а являются условиями, в которых осуществляется выполнение работником его трудовой функции.
Таким образом, учитывая содержание статьи 168.1 Кодекса, представляется, что разъездная работа должна отражать трудовую функцию работника, определенную трудовым договором.
По нашему мнению, если работники постоянно перемещаются в пределах обслуживаемых ими участков, то данные поездки служебными командировками не являются.
Работникам в таких случаях возмещаются расходы, связанные со служебными поездками, в соответствии со статьей 168.1 Кодекса как работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.
Если поездки работников не носят постоянного характера и в каждом случае осуществляются по отдельному распоряжению работодателя, то данные поездки следует рассматривать как служебные командировки.
Решение вопроса об отнесении той или иной работы к разъездной принимается организацией самостоятельно».
В рассматриваемом случае в трудовом договоре с генеральным директором в качестве места работы указано место нахождения Организации. При этом в связи с производственной необходимостью для решения рабочих задач сотрудник периодически направляется для работы в обособленное подразделение, расположенное в другом регионе (местности).
По нашему мнению, независимо от частоты таких поездок трудовая функция генерального директора не характеризуется как разъездная, поскольку Организация и обособленное подразделение расположены в разных регионах, в связи с чем отсутствует возможность ежедневно возвращаться к месту жительства.
Следовательно, на наш взгляд, Организация не вправе установить генеральному директору разъездной характер работы в двух регионах и не оформлять служебные поездки из места расположения Организации в обособленное подразделение, расположенное в другом регионе, как командировки.
Статьей 168.1 ТК РФ установлено, что работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:
расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанных в части первой настоящей статьи, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.
Таким образом, в общем случае установление разъездного характера работы в отношении конкретных должностей является исключительной прерогативой работодателя. При этом работодатель обязан компенсировать сотруднику расходы, связанные со служебными поездками, при этом установление размеров и порядка возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников также относится к компетенции работодателя.
В целях введения в отношении работы сотрудников разъездного характера Организации следует принять соответствующий локальный нормативный акт, устанавливающий перечень должностей, размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, а также внести изменения в трудовые договоры с сотрудниками.
Согласно статье 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
В силу статьи 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Таким образом, в общем случае как при установлении разъездного характера работы, так и при направлении в командировки работодатель обязан компенсировать сотрудникам их расходы, связанные с осуществлением служебных поездок.
Вместе с этим при направлении в командировку за сотрудником сохраняется средний заработок, тогда как при разъездном характере работы заработная плата выплачивается в обычном порядке.
В связи с изложенным, в случае если Организация примет решение установить для должности генерального директора разъездной характер работы и не будет оформлять командировки при направлении его в обособленное подразделение, то существует риск привлечения ее к административной ответственности, установленной частью 1 статьи 5.27 КоАП РФ.
Так, в силу части 1 статьи 5.27 КоАП РФ нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 3, 4 и 6 настоящей статьи и статьей 5.27.1 настоящего Кодекса, влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
Кроме того, по имеющейся у нас информации в Организации выплачиваются премии, следовательно, сумма заработной платы исходя из среднего заработка может быть выше, чем оплата по окладу. В связи с изложенным Организация также может быть привлечена к ответственности по части 6 статьи 5.27 КоАП РФ:
Невыплата или неполная выплата в установленный срок заработной платы, других выплат, осуществляемых в рамках трудовых отношений, если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния, либо воспрепятствование работодателем осуществлению работником права на замену кредитной организации, в которую должна быть переведена заработная плата, либо установление заработной платы в размере менее размера, предусмотренного трудовым законодательством, влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
Отметим, что порядок налогообложения сумм компенсации расходов, связанных со служебными поездками как при командировке, так и при разъездном характере работы идентичен:
- суммы затрат на проезд, проживание, суточных и иных расходов учитываются в составе расходов в целях налогообложения прибыли в установленных локальным нормативным актом размерах (пункт 1 статьи 252, статья 264 НК РФ);
- суммы затрат на проезд, проживание и иных расходов не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами;
- суммы суточных не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами с учетом следующих ограничений:
- не более 700 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке за пределами территории РФ;
- не более 700 рублей работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, за каждый день выполнения такой работы (нахождения в пути) на территории РФ и не более 3500 рублей за каждый день выполнения указанной работы (нахождения в пути) за пределами РФ.
Коллегия Налоговых Консультантов, 20 июня 2025 года